Los documentos se generan tan rápido, como las empresas inician su gestión. Se producen a medida que se van realizando contactos con personas naturales o jurídicas, transacciones comerciales, envío de información o solicitudes a otras instancias.

Los documentos se generan, los cúmulos crecen y en algunas oficinas se observan arrumes de documentos sin organización.

Es necesario darles una organización con el fin de ir dejando en claro la memoria institucional.

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